Сегодня нашему вниманию предлагается масса тренингов, книг, статей по тайм-менеджменту, которые советуют нам, как нужно учитывать время, экономить его, как заполнить работой каждую минуту, чтобы ничего не потерять. На мой взгляд, такие советы не очень-то помогают современным менеджерам и уже всем давно приелись. В то же время, каждый хотел бы научиться достигать большего, тратя меньше усилий и работая с удовольствием и в свое удовольствие. Для этого, необходимо немножко отойти от восприятия времени как ресурса, пусть и уникального, а посмотреть на содержательную сторону, т.е. на то, что и как мы делаем для достижения наших целей. А ко времени будем относиться просто как к уникальному ресурсу, который требуется для всего, что мы делаем. Перед вами — голые цифры: в году 8760 ч; около 2920 из них мы тратим на сон и примерно 1928 проводим на работе; в среднем, человек, доживая до возраста 70 лет, проживет 25 550 дней, или 613 200 ч; в сутках 24 ч, а в неделе — 168. Все эти цифры объективны и одинаковы для всех. Несмотря на это, вспомните, сколько раз вы слышали от себя и других: «Мне не хватает времени», или «времени слишком мало, я ничего не успеваю сделать». Мы не прекращаем жаловаться на недостаток времени, несмотря на то, что каждый день состоит из одинакового количества часов, причем одинакового для всех жителей нашей планеты. Пожалуй, можно сделать вывод: то, что мы ощущаем дефицит времени, означает лишь, что мы неправильно управляем своим временем и не успеваем сделать то, что собирались. Это похоже на попытку налить литр воды в пол-литровую бутылку. Время нельзя растянуть или купить, и причина того, что ваш коллега по работе достиг большего чем вы, не означает, что у него есть «особые дни» — по 25 или больше часов в сутки, у него все те же 24, что и у вас, или Эйнштейна, или Моцарта, или Билла Гейтса. Просто ваш коллега работает более эффективно и использует определенные методы и приемы, которые позволяют делать меньше (!), но достигать более выдающихся результатов. У каждого из нас есть бесконечное количество дел, которые нужно сделать в течение ограниченного времени. Поняв, что работа бесконечна, а время жестоко ограничено, нужно, прежде всего, задать себе вопрос: «А обязательно ли делать то, что я делаю? Насколько важно это для меня, для моей компании, для целей моего бизнеса и моих личных целей? Как минимум, важнее ли это, чем то, что я не делаю в это время?» Для ответа на этот вопрос и достижения того, чтобы впредь ответ вас радовал, существует множество инструментов, вот лишь самые распространенные. Анализ Парето В соответствии с принципом Парето, проверенным двумя с половиной веками, 20% усилий мы прилагаем для достижения 80% результатов, а 80% — для достижения оставшихся 20%. Значит, мы можем потратить только 20% нашего времени и уже достигнуть 80% требуемого результата. Сделав анализ Парето, нужно определить те 20% самых важных для вас и вашей компании задач, самых важных встреч, самых важных клиентов, самых важных товаров и уделять внимание (и время) именно им, часто просто отбрасывая 80% остальных дел, если это не приведет к значительным пагубным последствиям. Постановка стратегических целей и определение приоритетных направлений: Мы знаем, чего хотим достичь— наши компании и мы лично. Однако очень часто мы делаем массу дел, которые ни на шаг не приближают к намеченным целям, а, скорее, даже отдаляют от них. Поставив стратегические цели и определив приоритетные направления работы, которые ведут к достижению этих целей, вам легче будет планировать рабочую неделю и рабочий день исходя из долгосрочных целей, которые важны, а из постоянно возникающей на рабочем столе рутины. Чем глубже вы начнете, скажем, с главных целей в жизни, которые вас мотивируют или со стратегических целей компании, тем больше вы можете быть уверены в том, что не промахнетесь! Целевой анализ Делая что-либо, остановитесь и задайте себе вопрос о цели того, что вы делаете — почему вы ЭТО делаете? Насколько причина и цель важна и ведет ли она к тем целям, которые важны? Если нет, моментально забудьте о том, что вы делаете, и займитесь ВАЖНЫМ делом. Расстановка приоритетов Составив список дел, которые вы планируете сделать, расставьте приоритеты и начинайте выполнение с тех дел, которые наиболее важны. Тогда, то, что вы не успеете сделать, будет не столь важным, и невыполнение этого не повлечет за собой серьезных негативных последствий. Помните, что Питер Друкер сказал: «Компании разоряются не от того, что не знают, что им делать, а от того, что не знают, что им не делать». АВС-анализ Есть дела срочные — те, которые нужно сделать «на вчера», и есть вещи важные — те, которые нельзя не сделать. Работая «на вчера», гася «пожар», мы обычно тонем в рутине и не успеваем сделать что-либо важное, что приведет к необходимым для нас результатам. С помощью Окна Эйзенхауера можно в течение очень короткого времени расписать работы по квадратам и определиться с тем, какие работы действительно нужно сделать. Расставив приоритеты и убедившись в том, что вы «делаете правильные вещи», можете быть уверены в том, что значительно повысили свою результативность, потому что вы не будете тратить свое время и усилия на то, что неважно или ненужно. Следующим шагом должно быть повышение эффективности, т.е. достижение того, чтобы вы «правильно делали вещи». Единственный человек, которым вы в действительности можете управлять — это вы сами. Подумайте о следующих принципах эффективной работы и постарайтесь лучше применять их в ежедневной работе. В соответствии с законом Паркинсона, «работа имеет свойство заполнять все отведенное для нее время». Зная это, важно качественнее планировать свое время, а потом следовать этому плану. Все мы любим тянуть резину, если делаем что-то не очень интересное для нас, или если не уверены, с чего начать, или не уверены в своих силах. Промедление и затягивание мешает достижению целей. Определенные процедуры, которые замедляют принятие решений, требуют массу подписей и разрешений, часто являются основными поглотителями времени и основными причинами неэффективной работы организации. Изменив эти формальные и неформальные процедуры, можно коренным образом улучшить и индивидуальную эффективность. Стремление все взять на себя, боязнь делегирования, замена управленческих функций, которые должны выполняться, на исполнение задач подчиненных приносит не только урон индивидуальной эффективности сотрудника, но и организации в целом, поскольку в таком случае человеческие ресурсы используются неэффективно— не так, как должны расходоваться, а на выполнение работы, которую могут выполнять менее высокооплачиваемые работники. Данный перечень далеко не полный, он может и должен быть продолжен сотрудником, который хочет повысить результативность и эффективность своей работы. Но главный фактор успеха индивидуального тайм-менеджмента — это комплексный, системный подход. Рассматривая факторы, определяющие результативность и эффективность персонала на трех уровнях, работник не должен абсолютизировать одну из проблем, один из факторов или один из методов, а должен учитывать многие факторы сразу, искать, экспериментировать и стремиться к ежедневному развитию. Конечно, многие из приведенных советов кажутся слишком теоретическими, неприменимыми или неработающими на практике. На самом деле, при обучении тайм-менеджменту постоянно забывают об индивидуальных особенностях каждого человека. Только «найдя себя», т.е. те подходы, способы и приемы, которые приемлемы и наиболее результативны для данного конкретного человека, можно наконец-то «овладеть» собой и своим временем. Не старайтесь потратить меньше (времени), старайтесь достичь большего. И помните, что ваши достижения равны вашим целям за минусом ваших сомнений. Борис ЖАЛИЛО Системный тренер-консультант. Имеет опыт разработки и внедрения процессов изменений и развития бизнеса в компаниях разных форм собственности и масштабов бизнеса. МВА Университета Нью-Брунсвика, Канада. Прошел ряд тренингов по технике тренинга и бизнес-тренингов (Канада, США, Польша, Венгрия, Украина). Сертифицированный провайдер интерактивной симуляции EcoSim в Украине, Молдове и Беларуси. Опыт тренинга и индивидуального коучинга для руководителей и владельцев, в т.ч. в тайм-менеджменте и индивидуальном развитии. Компетентен в разработке и внедрении подсистем системы управления персоналом (мотивация и стимулирование, отбор, оценка исполнения, системы контроля и управления качеством), изменении внутрифирменных процессов, формировании команд, решения проблемных и конфликтных ситуаций, разработке стратегии и системы маркетинга (по технологиям London Business School и The Chartered Institute of Marketing). Автор более 50 статей, соавтор монографии, учебного пособия, многочисленных методических разработок и учебных материалов. Журналом «Отдел Кадров» удостоен звания «Новое имя 2000 года». Автор рубрики в журнале «Справочник Кадровика».
Консалтинговая компания SRC Consulting Group успешно работает в области управленческого и маркетингового консультирования, организации бизнес-семинаров и тренингов с 90-х гг. Сегодня Учебный центр SRC является одним из крупнейших в России. Ежедневно в Москве проходят семинары для владельцев, топ-менеджеров и руководителей среднего звена региональных и столичных компаний, на которых слушатели получают современные прикладные бизнес-технологии и эффективные инструменты управления компанией.
