Процесс согласования технического задания является самым взаимовыгодным этапом, но всегда ли стороны уделяют этому процессу достаточно внимания?

Частая ошибка заключается в том, что во многих случаях заказчик в процессе проектирования или после его завершения вспоминает нюансы, которые не были учтены в ТЗ. В этой связи у заказчика возникают претензии, на которые проектировщик обычно отвечает: «Вы не указали этого в ТЗ и вообще ничего не сказали». Тогда заказчик говорит: «Вы должны были об этом спросить — ведь вы специалист!» Конечно же, такая ситуация — хорошая база для конфликта, который не нужен ни одной из сторон.

Как снизить вероятность конфликта между заказчиком и проектировщиком?

Многие инженерные центры выпускают шаблоны технических заданий в виде какой-то фиксированной анкеты, причём более опытные специалисты разрабатывают несколько шаблонов для разных категорий объектов, например, для частных домов и для коммерческих объектов. Но здесь может возникнуть следующая проблема: многие заказчики не хотят заполнять эти опросники, ссылаясь на отсутствие времени, хотя обычно в основе лежит отсутствие нужных знаний и нежелание погружаться в тему.

Причём если в частном домостроении зачастую наблюдается низкая квалификация самого заказчика, то на уровне юридических лиц эта же ситуация упирается в компетенцию сотрудников, когда распоряжение руководителя ответственному лицу заполнить ТЗ до определённого срока приводит не к отсутствию данных, а к их ошибочному заполнению, поскольку сотрудник просто физически не успевает (или не может) сделать всё правильно под давлением начальства и сроков.

Каковы причины упущения важных вопросов и что с этим делать?

Рассмотрим данную ситуацию как со стороны заказчика (табл. 1), так и со стороны проектировщика (табл. 2).

Что делать ЗАКАЗЧИКУ для минимизации проблем со стороны ПРОЕКТИРОВЩИКА табл. 1

№

Проблема со стороны исполнителя и его возможные мотивы

Рекомендация заказчикам

1

Недостаток опыта проектировщика

Фиксируйте заданные проектировщиком вопросы и свои ответы. Выбирайте исполнителя по количеству и глубине задаваемых вопросов. Если работаете с компанией — потребуйте сменить специалиста

2

Намеренное замалчивание важных вопросов для внедрения привычного решения в целях оптимизации трудозатрат

Требуйте аргументацию выбора схемы и иных технических решений в пояснительной записке со ссылками на пункты технического задания или сразу пропишите в ТЗ определённую схему

3

Внедрение определённого оборудования по мотивации со стороны производителя

Требуйте аргументацию выбора оборудования в пояснительной записке с описанием функционала. Требуйте выполнять подбор с учётом наличия в вашем регионе поставщиков, сервисных компаний и складов запасных частей, в том числе со ссылками на пункты технического задания или сразу прописывайте выбранное вами оборудование. Требуйте контакты вышеуказанных компаний

 

Что делать ПРОЕКТИРОВЩИКУ для минимизации проблем со стороны ЗАКАЗЧИКА табл. 2

№

Проблема со стороны заказчика и его возможные мотивы

Рекомендация проектировщику

1

Отсутствие данных по описанию внешней инфраструктуры и ограничениям энергоресурсов:
— газовики ещё не выдали технических условий;
— не пробурена скважина;
— неясно, какая будет канализация;
— и т.д.

Без таких данных, как объёмы выделенного для объекта газа, выделенная мощность электричества, дебет скважины, наличие ограничений на проведение земляных работ и прочее, касающихся вашей инженерной системы, не стоит начинать проектирование. Дождитесь предоставления данных либо потребуйте у заказчика внести их под свою ответственность. Регулярно обновляемый список вопросов, по которым можно выявить данную проблему, — см. ссылку

2

Объект не готов для проектирования и монтажа текущей инженерной системы

Выберите этапы, которые можно сделать без данной информации (например, расчёт теплопотерь при готовности коробки или проект внутренней канализации при готовности перегородок), и начните работу по ним, не подписываясь на основное проектирование, заодно проверите адекватность клиента на простой работе. Регулярно обновляемый список вопросов относительно готовности объекта, по которым можно выявить данную проблему, — см. ссылку

3

Отсутствие данных по конструкции здания для выполнения теплотехнических расчётов и планировки внутренних перегородок

Не подписывайте договор, пока не произойдёт следующее:
— заказчик дождётся получения разрешений и предоставит вам эти документы;
— заказчик самостоятельно примет решение по упрощённой методике расчёта, например, 100–150 Вт/м2, и согласует эту методику расчёта в техническом задании (возможно, с поправочными коэффициентами для отдельных помещений);
— самостоятельно предоставит готовые значения теплопотерь в виде результатов расчёта с бесплатных онлайн-сервисов, таких как спроектируй.рф (где результат предоставляется в виде детального отчёта с разбивкой по помещениям, что можно оформить в виде приложения к техническому заданию), а также теплорасчет.рф, smartcalc.ru и других, где результатом, как правило, являются отдельные значения, которые нужно будет самостоятельно сводить в таблицу и фиксировать в техническом задании, что большинство высококвалифицированных проектировщиков сочтёт неблагодарным трудом

4

Отсутствие параметров и описания смонтированных элементов системы

Требуйте от заказчика предоставить описание схемы, диаметров и длин труб с фиксацией непосредственно в техническом задании

5

Выбранное или купленное оборудование

Добавьте раздел в техническое задание для фиксации основного оборудования, которое выбрал заказчик. Заранее проверьте наличие противоречивых требований выбранного оборудования и требований других пунктов технического задания. Не допускайте ситуаций, когда заказчик в процессе проектирования покупает оборудование, не соответствующее проекту, и требует его бесплатной интеграции в проект, противореча условиям, прописанным в техническом задании. Иногда в такой ситуации лучше начать процесс расторжения договора и частичного или даже полного возврата оплаты

6

Низкая квалификация заказчика, проявляющаяся в виде попыток откладывания сложных вопросов на потом и нежелание вникать в целях переложить ответственность за принятие решения на исполнителя

Не теряйте время на детальное разъяснение каждого пункта — нормируйте этот процесс по времени, лучше дайте заказчику больше времени на самостоятельное изучение вопроса, если вы не специализируетесь на оказании образовательных услуг. Определите технический уровень ваших потенциальных клиентов, с которыми вам будет удобно работать, в виде шаблона технического задания. И, если клиент не готов самостоятельно его заполнить и взять на себя ответственность по каждому вопросу, — отказывайтесь от работы. Если вы решили работать в премиум-сегменте, где зачастую исходными данными являются архитектурный план дома и краткое описание предпочтений с небольшими устными пояснениями, то закладывайте в себестоимость работ запас, исходя из количества затраченных на постоянные изменения технического задания нормо-часов, в том числе не от самого заказчика, а от смежных бригад

7

Непостоянство клиента в процессе составления технического задания и дальнейшей работы, нарушение обещанных сроков предоставления данных после работы строительных бригад

Нормируйте временные трудозатраты по процедуре согласования технического задания. Введите в договоре понятие нормо-часа и распишите процедуру изменения технического задания и тарификации работ исполнителя, связанных с изменениями технического задания и, по возможности, превышения трудозатрат по согласованию самого технического задания

8

Недобросовестные заказчики

Избегайте заключения договоров на физическое лицо в B2B-отношениях: это влечёт риск необоснованных требований в соответствии с Законом «О защите прав потребителей», противоречащих договорным условиям и вашим интересам. Осторожно относитесь к заказчикам, которые не задают вопросов, а сразу всё подписывают. Не допускайте произвольного изменения контактных лиц и не принимайте от третьих лиц замечания. Требуйте передавать информацию письменно с фиксацией факта передачи через электронную почту или записью скриншотов и видео диалогов с исполнителем/заказчиком в мессенджерах

 

Как правильно составлять ТЗ и кто может в этом помочь?

Составление персональных корпоративных шаблонов ТЗ для конкретного типа объектов

Исходя из вышеперечисленных рекомендаций, проверьте структуру ваших бланков технических заданий на наличие следующих разделов:

1. Описание ограничений используемых энергоресурсов и внешней инфраструктуры, например, выделенная мощность электричества и её разбивка по разным потребителям, ограничения по объёму газа из ТУ, выделенное электричество, дебит скважин, объём газгольдера, наличие испарителя и прочее.

2. Описание готовности объекта к проектированию — например, готовность «коробки» здания, монтаж окон, монтаж дверей, фиксация нулевой отметки пола и т. д.

3. Параметры эксплуатации в порядке убывания их значимости — например, температура в комнатах, уровень автоматизации, описание будущих построек.

4. Перечисление выбранного или купленного заказчиком оборудования для проверки его противоречивости требованиям заказчика к системе.

5. Детализация текущего состояния помещений — например, для котельной не помешает добавить в ТЗ ссылки на скриншоты или «облако» с фотографиями вводов воды, электричества и т. д. с указанием размеров для привязок.

Популярные бесплатные сервисы онлайн-проектирования табл. 3

Название сервиса

Краткое описание и преимущества

Кому и как поможет?

GIDRUSS.RU

Компоновка котельной от производителя профессиональной гидравлической обвязки. Эксклюзивный сервис подбора и расстановки основного оборудования котельной с выдачей плана, 3D-видов, спецификации и исходных BIM-моделей котельной. В процессе работы возможно провести аудит технического задания и сопровождение его разработки

Заказчикам — для оценки бюджета при общении с монтажниками, газовиками и другими специалистами. Монтажникам — для согласования сметы с заказчиками. Проектировщикам — для экономии времени проектирования

СПРОЕКТИРУЙ.РФ

Онлайн-сервис профессионального расчёта теплопотерь, тёплого пола и радиаторного отопления. Сохраняет все данные для последующих корректировок для любого количества объектов. Имеет обширную библиотеку строительных материалов и приборов отопления. Можно получить результат в виде PDF-документа, оформленного по ГОСТ, что позволит интегрировать документ в проект или использовать его как приложение к договору или техническому заданию

Заказчикам и монтажникам — для самостоятельно расчёта теплопотерь, тёплого пола и подбора приборов отопления. Проектировщикам — для оптимизации трудозатрат

MARIKOKLIMAT

Получение бесплатной консультации по готовности объекта к проектированию. Большая библиотека коротких обучающих видео

Заказчикам со сложными объектами с газовым отоплением (здания площадью свыше 250 м2; одна котельная на несколько строений)

POMOGATORUS.RU

Сервис формирования технического задания в процессе изучения материалов по отдельным статьям или через заполнение технического задания для различных типов объектов: «Образцы технических заданий». Удобная интеграция в документ ТЗ поясняющих фото и скриншотов: — вводы канализации, воды, электричества; — предварительная расстановка приборов отопления; — отметки точек ГВС и ХВС на планировке; — ключевые расстояния и размеры, а также другие важные привязки.

Поможет всем участникам процесса упростить процедуру оформления технического задания, чтобы получить комфортную систему и ничего не забыть